Ny it-løsning bidrager til fleksibilitet i serviceassistenternes hverdag

PrintPrint
Oplægsholder
Navn: 
Mikkel Harbo
Stilling: 
Director, Business Development & Product Management
Firma/organisation: 
Systematic A/S
Hovedbudskaber
Disse tre budskaber kan deltagerne forvente at få med hjem efter at have hørt indlægget.
1: 
Hvordan kan serviceassistenter på landet hospitaler håndtere varierende arbejdsmænge?
2: 
Hvordan kan arbejdsflowet tilrettelægges mere jævnt?
3: 
Sådan kan arbejdsgange effektiviseres og digitaliseres

På landets hospitaler sker organisatoriske ændringer løbende – bl.a. sammenlægges portøropgaver, rengøringsopgaver og serviceopgaver i en ny stillingsbetegnelse – nemlig serviceassistenter. Serviceassistenter skal løfte ad-hoc opgaver (tidligere portøropgaver), rengøring samt serviceopgaver, dvs. sørge for kaffe til møder m.v. Mange af opgaverne er ad-hoc, mens de planlagte opgaver er gentagne opgaver. Formålet med at anvende serviceassistenter er fleksibilitet. Medarbejderne skal kunne håndtere den daglige variation i opgaverne.

Det giver visse udfordringer i forhold til koordinering og planlægning:

  • Serviceassistenterne skal prioritere og koordinere udførelse af ad-hoc og planlagte opgaver
  • Der skal være overblik over ad-hoc opgaver, så man kan træde til, når det er nødvendigt – eventuelt selvom man er i gang med en rengøringsopgave
  • Funktionen er præget af en ujævn arbejdsmængde. Det skal derfor være nemt at iværksætte alternative arbejdsplaner og sætte vikarer i gang, så arbejdet blive udført og hygiejnekravene overholdt. De patientnære opgaver har naturligvis højeste prioritet.
  • Der er behov for mere fleksibilitet i arbejdsgangene og nemmere overlevering af opgaver, såfremt man ikke nåede den planlagte rengøring eller endda nåede ekstra.

Dette er blot nogle af årsagerne til, at der er brug for en it-løsning, der kan rumme alle typer af opgaver.
Derfor har Systematic udvidet det nuværende Opgavesystem, som mange portører er vant til at bruge, til at omfatte rengørings- og serviceopgaver.  Det giver et komplet overblik over alle opgaver, som serviceassistenterne skal løse.

De enkelte rengøringsopgaver vil dog være lidt anderledes end de ad-hoc opgaverne. I stedet for at booke sig ind på en opgave, påbegynde og afslutte, så kan man i stedet booke sig ind på en rengøringsplan, som kan gælde for et helt afsnit. Dette er bl.a. fordi, at det ville være uhensigtsmæssigt, såfremt man hele tiden skal bruge telefonen samtidig med, at man gør rent. De enkelte opgaver vil ligeledes indeholde en tjekliste og arbejdsgangsbeskrivelse, da der er forskellige krav til hygiejne og rengøring i de forskellige rum på hospitalet. Det er med til at sikre, at kravene overholdes og ligeledes er det nemmere for vikarer at udføre arbejdet korrekt.  Afdelingslederne kan nemmere koordinere indsatsen, vedligeholde og opdatere planerne.

Overblikket gør ligeledes, at arbejdsgangene kan effektiviseres. På hospitalerne bliver patientstuerne rengjort dagligt. Bliver en patient udskrevet skal stuen rengøres igen. Ved at integrere løsningen med Klinisk Logistisk, fås informationer om, hvornår patienterne udskrives. Kan man se, at en patient udskrives senere på dagen, så kan den daglige rengøring og udskrivningsrengøringen slås sammen, hvormed man undgår dobbeltarbejde.

Er en opgave ikke nået, så er der mulighed for at markere dette, så den dagen efter bliver prioriteret højt. Ligeledes kan man løse nogle af frekvensopgaverne (fx rengøring af XXX) på forhånd, hvis man har ekstra tid – og ligeledes markere dette.

Helt overordnet set, så handler det om at kunne tilrettelægge de travle dage bedre samt udnytte de stille dage til at fremskynde og udføre frekvensopgaver.

Løsningen giver en række fordele i hverdagen:

  • Komplet overblik over alle typer af opgaver
  • Fleksibilitet 
  • Lettere håndtering af fravær
  • Større garanti for overholdelse af hygiejnekrav
  • Kommunikationen digitaliseres
  • Økonomiske besparelser i form af øget effektivitet og fleksibilitet

Der er i øjeblikket tæt dialog med flere hospitaler omkring løsningen, som der har været udvist stor interesse for. Dette samarbejde er ved at udmønte sig i et roadmap, som indeholder en række af de idéer og ønskede funktioner, der løbende bliver tilkendegivet.